کنگره اجتماع منظمی از نمایندگان صدها یا حتی هزاران شخص متعلق به یک حرفه، فرهنگ، دین و یا گروه های دیگر است. کنگره معمولا برای بحث و گفتگو درباره یک مطلب خاص تشکیل می شود. در کنگره اینکه شخص مشارکت کننده در گفتگو و ارائه مطلب در مورد موضوع مطرح شده، فقط از سازمان مورد نظر آمده باشد حائز اهمیت است. کنگره معمولا در سطح حرفه ای برگزار می شود و می تواند به صورت سالانه و چند ساله تشکیل شود. اکثر کنگره های بین المللی و جهانی طبق روند سابق خود (طولانی تر از یک سال) برگزار می شوند در حالی که کنگره های ملی بیشتر تشکیل شده و به صورت سالانه برگزار می شوند. کنگره معمولا چند روز به طول می انجامد و دارای چندین نشست همزمان است.  برنامه ریزی برای هر کنگره مراحل خاصی مانند: ایجاد چشم انداز کنفرانس، ساخت طرح کسب و کار (business plan)، انتخاب و بررسی محل برگزاری کنگره، برنامه ریزی جزئیات کنگره و … را دارا می باشد که تاثیر زیادی در موفقیت کنگره دارند. تیم Eventplan با کمک مشاوران و متخصصان خود مراحل برگزاری یک کنگره موفق را به بهترین شکل ممکن برای شما انجام می دهد.

سپوزیوم یک تجمع رسمی از افرادی است که در زمینه مربوط به خود متخصص هستند. این افراد نظرات و ایده های خود را درباره موضوع انتخاب شده بیان می کنند. به عبارتی می توان سمپوزیوم را نمونه کوچکتری از کنفرانس از لحاظ تعداد شرکت کنندگان دانست.  پس از اینکه متخصصان ایده های خود را ارائه دادند، بحث و گفتگو درباره موضوع تعیین شده آغاز می شود. ویژگی اصلی یک سمپوزیوم این است که موضوع اصلی و تمام نظرات و ایده هایی که توسط متخصصان مطرح می شود را در یک روز پوشش می دهد. برگزاری یک سمپوزیوم محلی می تواند تجربه ای بسیار با ارزش باشد. آماده سازی و اجرای یک سمپوزیوم موفق مستلزم برنامه ریزی دقیق، زمانبندی انجام کارها، تقسیم کار بین برگزار کنندگان و دقت نظر در پیگیری دقیق مسائل جزئی است. در طول برگزاری سمپوزیوم، داشتن یک سالن پر از کسانی که از راه های دور و نزدیک آمده اند تا صحبت سخنرانان را بشنوند و تصمیم گرفته اند تمام روز خود را در اختیار شما قرار دهند، مسئولیت شما را بسیار زیاد می کند. برگزاری موفق یک سمپوزیوم در دوره اول ضامن موفقیت آن در دوره های بعدی برگزاری است. مشخص کردن موضوع مورد نظر، تشکیل تیم اجرایی، ایجاد طرح کسب و کار، تعیین بودجه، پیدا کردن اسپانسر، رزرو محل مناسب برای سمپوزیوم، مشخص کردن سخنرانان و تبلیغات مناسب از الزامات برگزاری یک سمپوزیوم موفق هستند. تیم Eventplan با بهره گیری از تجربیات مشاوران خود، برنامه ریزی سمپوزیوم شما را به بهترین نحو انجام می دهد.

سمینار می تواند دارای یک هدف یا اهداف مختلف باشد. برای مثال یک سمینار می تواند دارای هدف آموزشی باشد. در این مدل شرکت کنندگان در سمینار با هدف دستیابی به بینش بهتر نسبت به موضوع سمینار درگیر یک بحث علمی می شوند. هدف از برگزاری سمینار های علمی نیز می تواند انتقال دانش یا مهارت به شرکت کنندگان باشد برای مثال: سمینارهای دیجیتال مارکتینگ، سرمایه گذاری و نمونه های دیگر از سمینارها که در آن شرکت کننده مهارت و دانش خاصی را کسب می کند.

قدم اول در برنامه ریزی یک سمینار تاثیرگذار، تعیین هدف اصلی سمینار است. به شنوندگان خود فکر کنید و اینکه آنان می خواهند از سمینار شما چه چیزی را کسب کنند. هر سمینار باید دارای یک دستور جلسه باشد پس تعیین کنید که سمینار قرار است چه روندی داشته باشد. برای برگزاری سمینار بودجه ای معین کنید و با توجه به آن بودجه به انجام کارهای خود بپردازید و هرگز از مفروضات خود دور نشوید. یکی از مهمترین تخصص های Eventplan برنامه ریزی حرفه ای برای برگزاری سمینارهای موفق است.

تکیه صرف بر اجتماع دوستان مجازی و دنبال کنندگان آنلاین، شما را از دنیای بازاریابی واقعی دور می کند. برگزاری گردهمایی یک راهکار عالی برای انتقال شبکه بازاریابی مجازی به فضای واقعی و ملموس است. گردهمایی رویدادی است ساده، که در آن علاقمندان به موضوع گردهمایی یکدیگر را ملاقات می کنند و همزمان با صحبت با یکدیگر، به صحبت های گوینده نیز توجه می کنند.  با این حال صحبت درباره گردهمایی بسیار آسان تر از برگزاری آن است. هرکسی که تا به حال یک مهمانی ساده با حضور گروهی کوچک از دوستان خود را برگزار کرده است این را به خوبی می داند که فرآیند آماده سازی، کلید اصلی موفقیت در این نوع از رویداد است. برای برگزاری گردهمایی به برنامه ریزی و زمان مناسبی احتیاج است تا مطمئن شوید همه چیز به درستی پیش می رود. اگر قصد برگزاری یک گردهمایی را دارید، باید به نکاتی از جمله پیدا کردن افراد مناسب، بررسی ساختار رویداد، تعیین زمان مناسب و انتخاب محل مناسب توجه داشته باشید. با کمک تیم eventplan می توانید یک گردهمایی تاثیرگذار و موفق را برگزار کنید.

یک سخنرانی تاثیرگذار برای کسب و کار می تواند درگیری های داخلی را کاهش داده و بر افزایش فروش خارجی تاثیرگذار باشد. سخنرانی های تبلیغاتی و تجاری می تواند برای تایید پایداری مالی شرکت، ارائه دیدگاه به هیات مدیره و قدردانی از کارمندان نمونه مورد استفاده قرار بگیرد. بسیاری از سخنرانی های کاری مانند گزارش های دوره ای و پروژه های اداری، اهداف اولیه برقراری ارتباطات را دنبال می کنند. این سخنرانی ها ارائه دهنده ایده ها، دیدگاه ها و اطلاعات برای شنوندگان خاص است. برای انجام این کار نیاز است تا درباره شنونده خود اطلاعات کسب کنید و بدانید که او تا چه حد از موضوع مورد نظر شما اطلاع دارد. منابع خاص و اطلاعات قابل توجه نیز می تواند به شنونده کمک کند تا موضوع سخنرانی را بهتر متوجه شود. مهمترین مراحل برنامه ریزی برای یک سخنرانی عبارت اند از:

• مشخص کردن اهداف سخنرانی
• در نظر گرفتن مخاطبان و شنوندگان
• پیدا کردن بهترین منابع برای سخنرانی
• طراحی مقدمه و معرفی کامل و جامع
• برنامه ریزی زمانی دقیق
• استفاده از ابزار و وسایل کاربردی

کنفرانس خبری یک نشست است که با هدف انتشار رسمی اطلاعات به رسانه و پاسخ دادن به سوالات خبرنگاران برگزار می گردد. عموما نشست خبری شرکت های بزرگ توسط مدیران شرکت یا شخصی از پیش تعیین شده رهبری می شود. گاهی اوقات به دلیل منابع محدود خصوصا درآمد سالانه، ایجاد جریان خبری بزرگ مشکل است مگر اینکه سازمان از فضای منحصر به فرد و قابل توجه کنفرانس خبری برای انتشار خبرهای خود بهره ببرد. برنامه ریزی برای برگزاری یک کنفرانس خبری باید از هفته ها قبل انجام شود. این برنامه ریزی شامل: مشخص کردن پیغام و اطلاعات، برنامه ریزی زمانی، رزرو محل مورد نظر، هماهنگی با رسانه، آماده کردن محل کنفرانس و … می شود.

جشن گرفتن برای موفقیت های به دست آمده معیاری مهم برای کسب و کار و یک راه جالب برای معرفی آن به دنیا است. این یک رویکرد شخصی برای فعالیت های حرفه ای در کسب و کار است. یک افتتاحیه باشکوه، شرکت یا موسسه را به جامعه و مردم معرفی می کند و معمولا همراه با غذا، نوشیدنی و تخفیف های مناسب (در صورتی که رستوران یا بوتیک باشد)است. این یک روش برای برگذاری یک افتتاحیه موفق است که باعث می شود مردم شما را به خاطر داشته باشند.

در اینجا سه دلیل مهم برای جشن گرفتن موفقیت ها و اینکه چرا این کار اهمیت زیادی در موفقیت شما دارد آورده شده است:

• جشن گرفتن برای موفقیت ها، تاثیر مثبتی در فیزیولوژی شما و کارکنان تان داشته و روحیه شما را تقویت می کند.
• جشن رابطه شما را با همکاران و کارکنان سازمان بهبود می بخشد.
• برگذاری مراسم برای موفقیت ها شما را در موقعیت یک برنده قرار می دهد و موجب جذب موفقیت بیشتر می شود.

موفقیت در برگزاری مراسم های خصوصی مستلزم توجه کافی به مراحل مهم آن است. این مراحل عبارت اند از: مشخص کردن نوع مراسم، انتخاب شخصیت ها و مهمان های مراسم، آماده کردن لوازم پذیرایی و … .

یک کارگاه واجد تمامی عناصر یک سمینار است اما بخش عمده ای از آن بر کارهای عملی و آزمایشگاهی تاکید دارد. در یک کارگاه، کارهای علمی و آزمایشگاهی به منظور تقویت و پیشرفت فوری در کارهای عملی (هماهنگی دست و چشم) با پیاده سازی و تمرین موضوع واقعی که در طول پروسه آموزش داده شده طراحی شده اند. برگزاری کارگاه معمولا بین ۱ تا ۲ روز زمان احتیاج دارد و شامل تمرینات تعاملی است. در کارگاه سوال های شرکت کنندگان در طول دوره به وجود می آیند و موجب شکل گیری بحث های گروهی می شود که این اتفاق تاثیر زیادی بر یادگیری و درک مطلب شرکت کنندگان داشته و باعث ارتقا سطح کارگاه می گردد. برگزاری کارگاه هم مانند رویدادهای دیگر اصول و مراحل مهمی دارد که باید رعایت شوند. مشخص کردن اهداف، انتخاب مخاطبان، انتخاب محل مناسب برای کارگاه، تعیین طرح کار و تامین لوازم مورد نیاز، از مهمترین مراحل برگزاری کارگاه هستند. استفاده از تجربیات مشاوران eventplan شما را در برنامه ریزی و طراحی یک کارگاه موفق همراهی می کند.

نمایشگاه ها یک بخش فوق العاده مهم از فعالیت های بازاریابی در اکثریت کسب و کارها می باشند. دامنه فعالیت یک نمایشگاه از بزرگترین کسب و کارهای بین المللی تا فعالیت های کوچک در سطح خانوادگی است. تمامی نتایج تحقیقات تایید می کنند که فرصت رویارویی با مشتریان و اشخاصی که ممکن است در آینده تبدیل به مشتری شوند، یک ابزار بسیار با ارزش برای توسعه کسب و کار شما است. نیاز به فعالیت های شخصی در (دنیای واقعی) هیچگاه تا امروز تا این حد حائز اهمیت نبوده است حتی در این روزها که عصر ارتباطات اینترنتی است. یک مزیت قابل توجه در ملاقات حضوری با مشتریان و مشتریان آینده وجود دارد و آن این است که اطلاعات و تجربیاتی که درباره کسب و کار خود به دست می آورید از فضا و مخاطبان واقعی به کسب کرده اید و این اطلاعات بیشتر قابل اطمینان است. لازم به ذکر است که برگزاری نمایشگاه و بازاریابی از طریق آن از اجزای ضروری ارتباطات هر شرکتی است. هنگام طراحی یک پلن مناسب برای برگزاری یک نمایشگاه موفق باید فاکتورهای مهمی را در نظر بگیرید. تعیین بودجه، انتخاب محل مناسب با توجه به بودجه، مشخص کردن مخاطبان، مشخص کردن اهداف، انتخاب محصولات و سرویس های مناسب برای نمایشگاه و … همگی از مواردی هستند که در برنامه ریزی باید مورد توجه واقع شوند. اگر قصد توسعه کسب و کار و برگزاری یک نمایشگاه موفق را دارید، می توانید از تجربیات و تخصص تیم Eventplan استفاده کنید.