راهنمای کامل برگزاری رویداد

EventPlan > بلاگ > blog > راهنمای کامل برگزاری رویداد

راهنمای کامل برگزاری رویداد

مهر ۲۸, ۱۳۹۸ | blog

اگر به دنبال راهنمایی برای برگزاری رویداد و آشنایی با قسمت های مختلف آن هستید، این مطلب را بخوانید. اگرچه نمی توان جزئیات دقیق رویداد را مشخص کرد چون این جزئیات تا حد زیادی به نوع رویداد مورد نظر شما بستگی دارد، اما روش کلی برنامه ریزی و برگزاری رویداد، در این مطلب شرح داده شده است. در ادامه با ده مرحله اصلی برگزاری رویداد آشنا خواهید شد.

  1. اهداف خود از برگزاری رویداد را تعیین کنید.

اولین قدم برای برنامه ریزی رویداد ایجاد اهداف مناسب و مشخص است. در اولین مرحله برنامه ریزی برای رویداد از خود بپرسید که هدف اصلی برگزاری رویداد چیست و اینکه امیدوار هستید پس از برگزاری رویداد به چه چیزی برسید؟ اگر اهداف اصلی سازمان خود را قبل از برنامه ریزی تعیین کنید می توانید اطمینان حاصل کنید که مراحل اولیه برگزاری رویداد را با موفقیت انجام خواهید داد.

 

  1. اعضای گروه اجرایی را مشخص کنید.

اجرای هر رویدادی نیازمند تلاش های هماهنگ و منظم یک تیم حرفه ای است. هر رویداد با توجه به نوع آن نیازمند اشخاصی است که وظایف ذیل را بر عهده بگیرند:

  • مدیریت محل برگزاری رویداد
  • مدیریت تجهیزات
  • تبلیغات
  • مدیریت مالی
  • مدیریت محتوا و برنامه های رویداد

مشخص کردن دقیق وظایف هر کدام از اعضای گروه علاوه بر اینکه از فراموش کردن کارها و بی نظمی هنگام برگزاری رویداد جلوگیری می کند، تاثیر زیادی در موفقیت در مدیریت زمان دارد.

  1. میزان بودجه مورد نیاز را مشخص کنید.

تامین بودجه رویداد یکی از مهمترین بخش ها در برنامه ریزی رویداد است. بسیاری از ایده های مناسب با برنامه ریزی های دقیق به دلیل نادیده گرفتن این مرحله با شکست مواجه شده اند.

برخی از هزینه های اساسی که باید قبل از برگزاری رویداد آن ها را در نظر بگیرید عبارت اند از:

  • محل برگزاری: این هزینه شامل کرایه و بیمه مرتبط با آن است.
  •  غذا و نوشیدنی: این گزینه کاملا سلیقه ای است اما باید توجه داشته باشید که انتخاب مناسب در این بخش با تعداد شرکت کنندگان شما ارتباط مستقیم دارد.
  • تجهیزات صوتی و تصویری: اگرچه این مورد از الزامات هر رویدادی است اما می توانید با سفارشی کردن آن کیفیت برگزاری رویداد را افزایش دهید.
  • دکوراسیون: دکوراسیون مناسب می تواند تاثیر زیادی در جذب مخاطب داشته باشد. تعیین میزان بودجه مورد نظر برای برگزاری رویداد به شما امکان تصمیم گیری در این بخش را می دهد.
  • کارمندان: یکی از بخش هایی که نباید فراموش شود هزینه مرتبط با کارمندان است. در تعیین بودجه برای این بخش باید هزینه های جانبی مانند حمل و نقل کارمندان و اسکان آن ها را مد نظر داشته باشید.
  • بازاریابی: بازاریابی بخش مهم و ضروری برگزاری رویداد است که تخصیص بودجه مناسب به آن می تواند تاثیر زیادی در موفقیت رویداد شما داشته باشد.

 

  1. تعیین زمان دقیق برگزاری رویداد

در اکثر موارد تاریخ برگزاری یک رویداد از پیش تعیین شده است اما نکته حائز اهمیت این است که قبل از انتخاب تاریخ رویداد، موارد زیر را در نظر گرفته باشید:

  • به خود زمان کافی بدهید.
  • تعطیلات رسمی و مناسبت ها را مد نظر داشته باشید.
  • از برگزاری رویداد در تعطیلات خاص ( مانند عید نوروز ) خودداری کنید.
  • تاریخ برگزاری رویداد را به اطلاع شرکت کنندگان اصلی، مجری ها و میهمان ها برسانید.

 

  1. یک برنامه جامع برای رویداد داشته باشید

وقتی که ایده ای مناسب با توجه به نوع رویداد و بودجه تعیین شده داشته باشید، زمان آن رسیده است که برنامه ریزی برای برگزاری رویداد را شروع کنید. ایجاد یک برنامه کامل و دقیق به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید تمام کارها به درستی انجام می شوند.

طرح جامع شما باید کلیه جنبه های مختلف را پوشش دهد. از جمله:

  • محل برگزاری رویداد، تدارکات و مدیریت پذیرایی
  • سخنرانان و مجریان
  • فعالیت ها و برنامه های سرگرم کننده
  • تبلیغات و بازاریابی
  • ثبت نام و دعوت از شرکت کنندگان
  • مدیریت بودجه

هنگام برنامه ریزی برای رویداد فراموش نکنید که یک جدول زمانی دقیق ایجاد کنید. اگرچه شاید این طرز فکر که ” همه چیز در ذهن من است ” کمی وسوسه کننده باشد اما به یاد داشته باشید که این طرز فکر می تواند واگذاری مسئولیت به اشخاص مختلف را با مشکل مواجه کند.

 

  1. مکان برگزاری رویداد را رزرو کنید.

زمانی که تاریخ دقیق برگزاری رویداد را مشخص کردید مهمترین کار رزرو مکان برگزاری رویداد است. قبل از شروع تبلیغات که بخش بسیار مهم برگزاری رویداد است، باید زمان و مکان دقیق برگزاری رویداد را مشخص کرده باشید. بنابراین این کار باید در اسرع وقت انجام شود.

مواردی که هنگام انتخاب مکان برای رویداد خود باید در نظر داشته باشید عبارت اند از:

  • دسترسی : در دسترس بودن آسانسور، سرویس بهداشتی، فضای کافی برای تردد شرکت کنندگان
  • اندازه : بدیهی است که فضای مناسب برای رویدادی که ۵۰ نفر شرکت کننده دارد بسیار متفاوت با رویداد ۵۰۰ نفری است. علاوه بر این باید در نظر داشت که رویداد به اتاق های جداگانه برای جلسات جداگانه احتیاج دارد یا خیر.
  • تجهیزات : اگر رویداد شما به میکروفن و بلندگو احتیاج دارد، اطمینان حاصل کنید که محل مورد نظر شما زیرساخت های لازم برای استفاده از این تجهیزات را دارد.

 

  1. رویداد خود را معرفی کنید.

اگر می خواهید رویداد شما برجسته باشد باید یک موضوع قانع کننده و متفاوت نسبت به رویدادهای دیگر انتخاب کنید. در مبحث معرفی رویداد موارد زیر حائز اهمیت هستند:

  • انتخاب عنوان مناسب : بررسی کنید که عنوان رویداد شما چه ارتباطی با سایر رویدادها دارد و اینکه قصد دارید چه اطلاعاتی را از این طریق انتقال دهید.
  • انتخاب شعار مناسب: پس از نامگذاری، سعی کنید تا یک شعار کوتاه و جذاب برای رویداد خود انتخاب کنید. در مرحله انتخاب شعار مناسب می توانید از طراحی لوگو نیز برای معرفی رویداد خود بهره بگیرید.
  1. تبلیغات

حتی در صورتی که از بهترین تجهیزات، محتوا و سخنرانان برای برگزاری رویداد خود استفاده کنید، باز هم نمی توانید رویداد خود را به اندازه کافی به مخاطبان معرفی کنید. امروزه روش های زیادی برای تبلیغات وجود دارد که می توانند بازده رویداد شما را به شکل قابل توجهی افزایش دهند.

برخی از کارهایی که می توانید به منظور تبلیغات برای رویداد خود انجام دهید :

  • تبلیغات در سایت های پر بازدید
  • تبلیغ در شبکه های اجتماعی
  • ایمیل مارکتینگ
  • تبلیغ در مطبوعات و رسانه ها

 

  1. زمان بندی اجرای برنامه های رویداد

پس از انجام مراحل قبل و برنامه ریزی دقیق برای برگزاری رویداد، نوبت آن است ترتیب و زمان بندی اجرای بخش های مختلف را مشخص کنید. برای اطمینان از آمادگی کامل برای برگزاری رویداد بهتر است زمان لازم برای برگزاری رویداد، از راه اندازی تجهیزات تا مراحل پایانی رویداد را پیش بینی کنید. لیستی که برای انجام این کار تهیه می کنید باید تمام جزئیات برگزاری رویداد را در بر بگیرد. اگر می خواهید هنگام برگزاری رویداد احساس کنترل و تسلط بر روی تمام قسمت های رویداد را داشته باشید، باید لیست زمان بندی فعالیت ها را با بیشترین جزئیات تکمیل کنید.

راهنمای برگزاری رویداد
0
برچسب ها:

admin admin نویسنده:

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *