۵ مهارت ضروری برای موفقیت در برگزاری رویداد

EventPlan > بلاگ > blog > ۵ مهارت ضروری برای موفقیت در برگزاری رویداد

۵ مهارت ضروری برای موفقیت در برگزاری رویداد

مهر ۲۸, ۱۳۹۸ | blog

اگر به فکر برگزاری رویداد به عنوان یک نهاد مستقل یا یک شرکت برگزار کننده رویداد هستید باید مهارت های خود را به خوبی شناخته و آن ها را ارتقا دهید. برگزار کنندگان موفق از مهارت ها و قابلیت های بالایی برخوردار هستند. در ادامه مطلب با ۵ مورد از مهمترین ویژگی های برگزار کنندگان رویداد آشنا خواهید شد که توجه یا عدم توجه شما به این ویژگی های می تواند موفقیت یا شکست شما در برگزاری رویداد را رقم بزند.

برگزار کنندگان رویداد منظم و آینده نگر هستند

در برگزاری رویداد، مهمترین عامل موفقیت توجه به جزئیات است. پیگیری کارهای مختلف، دعوت از مخاطبان و جلب رضایت آن ها برای برخی از افراد چالش برانگیز و برای برخی دلهره آور است. البته ممکن است این کار برای کسانی که در کارهای شخصی خود نیز بسیار منظم و دقیق هستند کار ساده ای به نظر بیاید اما افرادی که چنین ویژگی ندارند معمولا با مشکل مواجه شده و نیاز به تلاش بیشتری دارند.

کسانی که برای برگزاری رویداد برنامه ریزی می کنند ممکن است مجبور باشند در یک زمان چندین رویداد را مدیریت کنند یا اینکه برای برگزاری کنفرانسی که اهمیت بالایی دارد چندین ماه در حال برنامه ریزی و تلاش برای هماهنگی های لازم باشند. بنابراین اگر از توانایی خود در این زمینه اطمینان ندارید، بهتر است برگزاری رویداد را به شرکت های متخصص برگزار کننده رویداد بسپارید.

 

برگزار کنندگان رویداد شخصیتی تاثیرگذار دارند

برگزار کنندگان رویداد شخصیتی جذاب و تاثیرگذار دارند و شنونده های خوبی هستند. برنامه ریزی برای رویداد حرفه ای است که ارتباط مستقیم با روابط عمومی اشخاص دارد و به عبارتی می توان گفت که درک مردم و صحبت کردن با آن ها بخش مهمی از این فرآیند را تشکیل می دهد. البته این بدان معنا نیست که شما به عنوان یک برگزارکننده رویداد باید تمام روز خود را در رویدادهای اجتماعی و فعالیت های مرتبط با مشتریان بگذرانید.

اگرچه برنامه ریزی رویداد کار ساده ای نیست اما نباید فراموش کنید که در قبال برگزاری صحیح رویداد مسئول هستید. از مهمترین بخش هایی که نیازمند مسئولیت پذیری بالایی هستند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • رزرو هتل یا محل برگزاری رویداد
  • آماده کردن منوی پذیرایی
  • ارائه ایده های سازنده و تاثیرگذار
  • نظارت بر کار کارکنان
  • تعامل با مهمانان و شرکت کنندگان: در زندگی روزمره، گاهی اوقات با افراد خوش برخوردی ارتباط برقرار می کنیم و به خاطر می آوریم که این نوع برخورد می تواند بسیار سازنده باشد. در برگزاری رویداد هم باید به این مورد توجه داشته باشید که چگونگی ارتباط با مشتریان می تواند تعیین کننده میزان رضایت آن ها از فعالیت شما باشد.

 

با مشتریان به خوبی ارتباط برقرار می کنند

روابط عمومی بالا در بسیاری از حرفه ها خصوصا برگزاری رویداد،  مهارتی ضروری به شمار می رود. فقدان این مهارت می تواند باعث ایجاد سوء تفاهم هایی شود که روند برگزاری رویداد را با مشکل مواجه کند. از فعالیت هایی که استفاده از مهارت های ارتباطی در آن ها از اهمیت بالایی برخوردار است، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

مهارت های نوشتاری:

  • نوشتن پروپوزال برای مشتری
  • نوشتن قرارداد برای مشتری و فروشندگان
  • تهیه متن سخنرانی برای مهمانان و …

مهارت های کلامی:

  • توانایی توضیح دامنه و هدف برگزاری یک رویداد
  • درک و پردازش اطلاعاتی که ارائه می شود
  • مذاکره ماهرانه در مورد هزینه بخش های مختلف

 

خلاقیت

اکثر برگزار کنندگان رویداد موفق، دارای ایده هایی منحصر به فرد و جدید هستند. آن ها این ایده های جدید را با استفاده از خلاقیت بالای خود عملی می کنند. این خلاقیت می تواند در زمینه های مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال انتخاب موضوع مناسب برای رویداد یا طراحی یک دکوراسیون زیبا و مقرون به صرفه.

خلاقیت در حل مشکلاتی که در طول زمان برنامه ریزی رویداد به وجود می آیند نیز نقش مهمی دارد. توانایی فکر کردن خلاقانه برای ایجاد راه حل های مناسب می تواند در موفقیت رویداد شما تاثیر زیادی داشته باشد.

 

برگزار کنندگان رویداد چند بعدی هستند ( Multi taskers )

در مراحل مختلف برنامه ریزی و مدیریت برگزاری رویداد، وظایف متعددی برای کسی که رویداد را مدیریت می کند به وجود می آید. برگزار کننده رویداد ممکن است به صورت همزمان در حال رزرو محل برگزاری، خرید تجهیزات مورد نیاز، انتخاب برنامه های سرگرم کننده و تنظیم قرارداد با یک سرویس دهنده باشد. اینگونه اتفاق ها در برگزاری رویداد دور از ذهن نیست و به طور معمول اتفاق می افتد. بنابراین شخصی می تواند یک برگزار کننده موفق باشد که بداند چگونه روی تک تک وظایف خود تمرکز کند و جنبه های مختلف رویداد را به صورت همزمان پیش ببرد.

موفقیت در برگزاری یک رویداد منوط به توانایی اولویت بندی کارها و تمرکز روی هر یک از آن ها است، به گونه ای که جزئیات کار ها باعث ایجاد اضطراب و سردرگمی شما نشود.

مهارت های لازم برای برگزاری رویداد
0
برچسب ها:

admin admin نویسنده:

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *